Frais kilométriques d'un bénévole : le vrai calcul

Le barème complet, avec ses trois tranches : la plupart des calculateurs n'en appliquent qu'une.

Un bénévole qui utilise sa voiture pour son association a deux options, et les deux passent par le même barème kilométrique que celui des salariés. Soit l'association le rembourse, au réel ou au barème. Soit il renonce au remboursement, et cet abandon de frais devient un don : il ouvre droit à la réduction d'impôt de 66 %, avec un reçu fiscal à l'appui. Ce calculateur applique le barème complet : les trois tranches, les bornes propres aux deux-roues, et la majoration de 20 % des véhicules électriques, qui porte sur le montant calculé et non sur le seul taux. Beaucoup de calculateurs n'appliquent que la première tranche : à 10 000 km, l'écart atteint 28 %.

Remboursement ou abandon de frais : que choisir ?

Si la trésorerie le permet, le remboursement est le plus simple : le bénévole présente un état de ses déplacements (dates, trajets, motif associatif), l'association paie, personne ne passe par la déclaration d'impôt. L'abandon de frais est l'outil des associations qui n'ont pas cette trésorerie : le bénévole renonce expressément au remboursement, par une mention écrite du type « je renonce au remboursement des frais ci-dessus et les abandonne à l'association », et reçoit un reçu fiscal du montant abandonné. Sa réduction d'impôt de 66 % transforme un remboursement impossible en avantage réel, et l'association garde sa trésorerie.

Les trois pièges du calcul

• Le barème n'est pas progressif. On applique la formule de la tranche où tombe la distance totale de l'année, sans découper le kilométrage. Au-delà de 5 000 km en voiture, la formule change entièrement : taux plus bas, plus une constante.
• Les deux-roues ont leurs propres bornes. 3 000 et 6 000 km, au lieu de 5 000 et 20 000 pour les voitures. Un scooter calculé avec les bornes d'une voiture donne un montant faux.
• La majoration électrique porte sur le montant. 20 % du montant calculé, constante comprise, pas 20 % du seul taux. La différence apparaît dès la tranche intermédiaire.

Le justificatif qui tient la route

Barème ou pas, tout repose sur l'état de frais : un relevé des déplacements avec leur date, leur motif associatif et leur distance, signé du bénévole. Sans lui, ni le remboursement ni le reçu fiscal ne tiennent en cas de contrôle. C'est exactement ce que le module bénévoles d'Hopus tient à jour : les déplacements sont saisis au fil de l'année, l'état de frais se génère, et le reçu fiscal d'abandon de frais part automatiquement, au bon barème.