Convocations, quorum, procurations, dépouillement et procès-verbal. Ce que vous faisiez à main levée dans une salle des fêtes, fait proprement.
Une décision d'AG peut être attaquée. Un vote traçable, avec un quorum calculé et des procurations enregistrées, vous protège bien mieux qu'un décompte au tableau.
Vos adhérents à jour de cotisation reçoivent la convocation, l'ordre du jour et leur lien de vote. La liste se construit toute seule depuis votre espace de gestion.
Vous voyez en direct combien de voix sont exprimées et si le quorum statutaire est atteint. Plus de doute au moment d'ouvrir les débats.
Un adhérent absent donne pouvoir à un autre. Le nombre de mandats par personne reste plafonné selon vos statuts.
Rapport moral, comptes, renouvellement du bureau : chaque résolution est votée pour elle-même, avec son propre résultat.
Le dépouillement affiche les totaux, jamais le vote nominatif. Le lien entre une personne et son choix n'est pas exploitable.
Les résultats alimentent directement le PV, que vous archivez et transmettez. Vous gardez la trace exigée en cas de contrôle.
Un adhérent qui n'aurait pas fait le déplacement vote quand même.
Beaucoup d'associations reportent leur AG faute de monde. Quand voter prend deux minutes depuis un téléphone, la participation change de niveau.
Dont 12 procurations enregistrées avant l'ouverture.
Convocation datée, liste d'émargement, quorum, résultats par résolution et procès-verbal archivé. Chaque étape laisse une trace.
Les votes sont ouverts avant la séance. Vous consacrez la réunion aux échanges plutôt qu'au comptage des bulletins.
La liste des votants se construit à partir des adhérents à jour de cotisation, sans export ni fichier à jour à la main. Quand une adhésion est renouvelée la veille, la personne peut voter le lendemain.
Il l'est si vos statuts ou votre règlement intérieur le prévoient. Beaucoup d'associations ont ajouté cette possibilité depuis 2020. Vérifiez vos textes avant votre première AG à distance, et modifiez-les en AG extraordinaire si nécessaire.
Comment garantissez-vous le secret du vote ?Le dépouillement affiche des totaux par résolution, jamais le détail nominatif. Nous suivons le niveau 1 des recommandations de la CNIL sur le vote par internet, qui convient aux scrutins associatifs ordinaires.
Peut-on gérer les procurations ?Oui. Un adhérent absent donne pouvoir à un autre, et vous plafonnez le nombre de mandats par personne selon vos statuts.
Que se passe-t-il si le quorum n'est pas atteint ?Vous le voyez avant d'ouvrir la séance et vous convoquez une seconde assemblée, qui délibère généralement sans condition de quorum. La seconde convocation se prépare depuis le même écran.
Peut-on voter en salle et en ligne ?Oui. Les votes exprimés sur place et à distance s'additionnent dans le même décompte, ce qui évite de tenir deux comptages séparés.
Créez votre page, importez vos adhérents et préparez votre première assemblée.
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